Você já parou pra pensar em quantas atividades você executa em seu dia? Quais delas efetivamente te direcionam para o seu objetivo? Já sentiu que algumas das atividades que faz, poderiam ser feitas diferentes, por outras pessoas, ou nem precisam ser realizadas? Já percebeu um desperdício de tempo, alto gasto com retrabalhos, erros recorrentes? Está satisfeito com seu resultado ao final do dia?
Pois então, esse é um dos objetivos do MAPEAMENTO DE PROCESSOS.
Entender os fluxos de trabalho e atividades da sua empresa, é uma prática que auxilia na compreensão de toda a cadeia de valor do negócio, além de evitar os entraves no dia-a-dia que são aqueles empecilhos que atrapalham e impedem que os processos sejam executados de forma fluida e sem stress.
O mapeamento de processos é indispensável para que uma empresa funcione com agilidade. Existem muitas formas de mapear os processos, porém o mais importante dentro dessa estratégia é entender o objetivo e o propósito que se quer atingir com esse mapeamento.
Por meio da representação visual da execução de trabalho, com a descrição das etapas e das atividades que ocorrem em um processo do início ao fim, podemos entender que o mapeamento de processos é uma ferramenta útil para entender como um processo funciona e identificar áreas que possuem oportunidades de melhoria.
Existem muitos benefícios em realizar o mapeamento de processos além da redução de custos. Alguns deles incluem:
- Identificar problemas, sendo possível identificar possíveis problemas e ineficiências no processo. Podemos citar atividades redundantes, falta de comunicação, processos demorados, ou até mesmo atividades que não estão sendo executadas.
- Conhecer seu processo, ajudando a identificar pontos fracos e áreas de melhoria.
- Otimizar processos, pois por meio da avaliação é possível incluir ou automatizar tarefas ou eliminar etapas desnecessárias. SER MAIS ÁGIL
- Melhorar a comunicação entre as equipes que estão interligadas nos processos mantendo todos alinhados com os objetivos do processo e da organização. Isso ajuda até na qualidade do relacionamento entre as equipes.
- Melhorar a satisfação do cliente: remover etapas que não agregam valor pode reduzir o custo do produto e melhorar a qualidade.
Importante ressaltar que processos mais ágeis, atividades finalizadas mais rapidamente e com qualidade (bem feitas, sem erros e sem retrabalhos) trazem LUCRO para a organização.
Quais tipos de processos podem ser mapeados? TODOS!!!!! Sim, processo produtivo, compras, recebimento de mercadorias, manutenção, contratação, demissão, expedição, atendimento ao cliente, elaboração de contratos, faturamento, lançamento de pedidos…. enfim, todas as atividades que você tem em sua organização merece essa atenção.
Então vamos para a prática?? Por onde começar?
1- Identifique um problema ou processo a mapear
Liste todos os processos que você executa na empresa (macroprocessos) e determine o processo que precisa ser mapeado (pode ser usado uma matriz de priorização). Há algum processo ineficiente que precisa ser melhorado? Um novo processo? Um processo complexo que ainda gera muita dúvida?
2 – Faça uma relação das atividades envolvidas no processo eleito
Escreva todas as tarefas necessárias para concluir o processo, assim como da pessoa responsável por cada uma das etapas.
Importante que as pessoas envolvidas na execução desse processo participem dessa etapa de escrita, para que todas as etapas necessárias sejam incluídas com exatidão e para que se determine o nível de detalhes necessário. Além disso, não deixe de estabelecer o início e o fim do processo, para saber quais tarefas devem ser incluídas para produzir o resultado desejado.
3 – Desenhe um fluxograma
Selecione o formato apropriado para o mapeamento e desenhe o processo, representando as etapas com os símbolos de mapeamento de processos. Importante incluir todas as atividades que são executadas na ordem correta, fazendo as interligações entre as atividades. Existem ferramentas que ajudam nesse desenho, um deles muito utilizado é o BIZAGI.
4 – Compartilhe o mapa do processo
Revise o processo desenhado com os envolvidos no processo para garantir que todos o entendam e concordam com a maneira como o processo foi mapeado. Certifique-se de que nenhuma etapa foi deixada de fora e de que não há redundâncias ou ambiguidades.
5 – Analise o mapa para encontrar áreas de melhoria
Depois de ter o conhecimento, ele se torna uma ferramenta poderosa de melhoria contínua, e precisa ser sempre revisitado com esse intuito.
O mais poderoso de tudo isso que ao fazer seu 1º desenho do processo já vai ser possível aplicar tantas melhorias que o resultado será instantâneo
Caso tenha alguma dúvida que possamos te ajudar mande um e-mail para sincabima@sincabima.org.br
Por: Sorrailla Abrão, Engenheira de Alimentos
